Whistleblowerordning - Aalborghus Gymnasium

Dette er Aalborghus Gymnasiums retningslinjer for de sagsgange skolens whistleblowerenhed følger ved modtagelse af en indberetning fra en whistleblower.

Hvem kan indberette?
Medarbejdere på Aalborghus Gymnasium kan indberette til skolens whistleblowerordning. Indberetninger til Aalborghus Gymnasium whistleblowerordning kan kun ske skriftligt ved at sende en sikker mail til whistleblower@aalborghus.dk.

Hvad kan der indberettes om?
Der kan indberettes til whistleblowerordning om overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold på Aalborghus Gymnasium. Indberetninger skal indgives i god tro og vedrøre alvorlige forhold som fx:

strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om
magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.
grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.
grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter
bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold som fx:

HR-forhold
oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær
rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen
om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere

Sådanne forhold kan efter omstændighederne omfattes, fx ved systematiske overtrædelser.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner.

Modtagelse af indberetningen
En indberetning modtages ved at sende en sikker mail til whistleblower@aalborghus.dk. Her kan whistlebloweren afgive sine oplysninger.
Whistlebloweren afgiver sine identitetsoplysninger i fortrolighed. Den person, der har foretaget indberetningen, vil dernæst inden syv dage modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget samt blive oplyst om forventet sagsbehandlingstid. Indberetningen vil efter modtagelsen blive gennemgået af whistleblowerenheden, som vil vurdere, om indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, og om der er grundlag for en egentlig sagsbehandling.

Aalborghus Gymnasiums registrering af modtagne indberetninger
Modtagne indberetninger vil blive registreret. Indberetninger modtaget på anden vis, fx mundtligt eller via lydfil, vil blive skriftligt dokumenteret af whistleblowerenheden.
Registreringen sker under hensyntagen til den særlige tavshedspligt, som modtageren af indberetningen har.

Opfølgning
Hvis indberetningen falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen, vil den interne whistleblowerenhed på Aalborghus Gymnasium følge op på indberetningen, herunder undersøge forholdet yderligere samt vurdere, hvilken eller hvilke reaktioner, der vil være nødvendige som led i opfølgningen.

Whistleblowerenheden har som udgangspunkt metodefrihed i forhold til oplysning af sagen, idet det vil bero på en konkret vurdering af hver enkelt oplysning, hvordan oplysningerne håndteres bedst muligt. Whistleblowerenheden orienterer rektor om, at der er modtaget en indberetning med det pågældende indhold og beslutter i samråd med rektor anbefalinger til, hvordan sagen bør behandles videre. Hvis indberetningen vedrører rektor, orienteres bestyrelsesformanden for Aalborghus Gymnasium også om indberetningen.

Relevant opfølgning på indberetningen kan f.eks. bestå i:

Iværksættelse af en intern undersøgelse på skolen
Orientering af bestyrelsen
Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
Ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner f.eks. advarsel eller afskedigelse, kan være mulige, hvis sagen vedrører alvorlige fejl og forsømmelser begået af en ansat på skolen
Kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartnere, f.eks. kontraktophævelse, kan være mulige, hvis sagen vedrører alvorlige fejl eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner
Afslutning af sagen

Sagen henlægges, hvis indberetningen efter opfølgning på sagen ikke vurderes at være velbegrundet. Whistlebloweren og eventuelt berørte personer vil få besked herom, medmindre reglerne om tavshedspligt hindrer det.

Whistleblowerenheden orienterer whistlebloweren, hvis sagen, under iagttagelse af den særlige tavshedspligt, videregives til videre behandling og enheden varetager eventuelle behov for supplerende kommunikation mellem skolen og whistlebloweren gennem whistleblower it-systemet. Whistleblowerenheden tager yderligere stilling til, i hvilket omfang whistlebloweren skal inddrages i sagsbehandlingen. Reglerne om tavshedspligt kan have betydning for, hvilke oplysninger whistleblowerenheden kan give til whistlebloweren.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, som indberetningen vedrører. De almindelige partsrettigheder i forvaltningsloven (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang) gælder ikke af hensyn til den strenge tavshedspligt i lov om beskyttelse af whistleblowere.

Skolens medarbejdere i whistleblowerenheden, skal sørge for, at resten af whistleblowerenheden er skriftligt underrettet om, hvad undersøgelsen har vist, og hvad udfaldet af sagen er blevet samt begrundelsen for udfaldet af sagen. Når sagen er endeligt afsluttet, orienterer whistleblowerenheden whistlebloweren herom, medmindre det er i strid med tavshedspligten, og sagen lukkes og slettes i whistleblowerordningens it-system i medfør af slettepolitikken, og vil fremgå i anonymiseret form i opgørelser over antal sager, afrapporteringer m.v.

Afvisning og henlæggelse af indberetningen
Hvis indberetningen ikke falder ind under, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen, eller hvis indberetningen er åbenbart grundløs, vil indberetningen blive henlagt, og indberetteren vil modtage besked herom. Whistleblowerenheden vil – afhængigt af indberetningens indhold og karakter – vejlede whistlebloweren om andre muligheder for opfølgning. Vejledningen kan eksempelvis bestå i, at whistlebloweren opfordres til at rette henvendelse til en tillidsrepræsentant, rektor eller en anden leder, hvis det forhold, der indberettes om, ikke er omfattet af ordningen, og en konkret vurdering tilsiger, at tillidsrepræsentanten, rektor eller lederen kan bidrage til at bringe forholdet videre i den rette ramme. Derefter registreres dette på sagen i sagsbehandlingssystemet. Sagen lukkes og slettes i whistleblowerordningens it-system i overensstemmelse med slettepolitikken og vil alene fremgå af statistisk materiale.

Hvis oplysningerne i indberetningen angår forhold, der ikke er tilstrækkeligt oplyst til, at der kan ske opfølgning, f.eks. hvis problemet ikke kan identificeres, og det ikke er muligt at indhente nærmere oplysninger fra whistlebloweren, f.eks. hvis whistlebloweren ikke besvarer whistleblowerenhedens opfølgende spørgsmål, henlægger whistleblowerenheden sagen uden videre sagsskridt. Whistleblowerenheden vil i så fald underrette whistlebloweren herom. Whistleblowerenheden udarbejder desuden et notat om baggrunden for beslutningen om at henlægge sagen. Sagen lukkes og slettes og al korrespondence slettes.

Undersøgelsespligt ved mulige ulovlige forhold
I henhold til undersøgelsespligten iværksætter Aalborghus Gymnasium en undersøgelse af mulige ulovlige forhold, uanset om indberetningen er anonym.

Feedback
Whistlebloweren har krav på feedback på sin indberetning hurtigst muligt, dog senest 3 måneder efter modtagelsen af indberetningen.

Fortrolighed
Whistleblowerenheden behandler whistleblowerens og berørte personers identitet med fortrolighed.

Hvem har adgang til oplysninger modtaget som led i indberetningen?
Indberetningerne til whistleblowerordningen sker gennem et it-system, der er placeret hos Thorbjørn Lind og Marianne Bøgh Christensen. For at forhindre uautoriserede personer adgang til oplysninger i whistleblowerenheden er det kun de til skolen tilknyttede personer i whistleblowerenheden på Aalborghus Gymnasium, der har adgang til it-systemet og indberetningerne. Whistlebloweren sikres fortrolighed ved brug af systemet og Whistleblowerenheden har en særlig streng tavshedspligt.

Behandling af personoplysninger
Indberetninger, der modtages gennem whistleblowerordningen, vil kunne omfatte personoplysninger. Dette indebærer, at ordningens opbygning og administration skal leve op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Behandling af personoplysninger kan ske i henhold til whistleblowerloven, når det er nødvendigt for at behandle en indberetning.

Afhængig af de indberettede oplysninger kan behandlingen af personoplysningerne endvidere være omfattet af reglerne i retshåndhævelsesloven. Dette vil være tilfældet, hvis de indberettede oplysninger videresendes til politiet, hvorefter der indledes en efterforskning af strafbare handlinger. Hvis behandlingen af personoplysningerne er omfattet af retshåndhævelseslovens regler, vil databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven ikke finde anvendelse.

Flere rettigheder i forbindelse med persondatareglerne er begrænset som følge af den særlige tavshedspligt i lov om beskyttelse af whistleblowere. Aalborghus Gymnasiums behandling af personoplysninger kan desuden findes her på siden.

Oplysningspligt
En indberettet person skal normalt hurtigst muligt efter en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante oplysninger er sikret, have besked om, at der behandles oplysninger om vedkommende, hvem der er dataansvarlig, om formålet med behandlingen, retsgrundlaget for behandlingen, samt om eventuelle modtagere af oplysningerne. Skolen vil som følge af den særlige tavshedspligt i lov om beskyttelse af whistleblowere kunne undlade at opfylde oplysningspligten af hensyn til beskyttelse af whistleblowerens identitet.

Indsigtsret
En indberettet person kan normalt bede om at få at vide, hvilke oplysninger om vedkommende selv som en myndighed behandler. Ud over retten til at få bekræftet, at der behandles oplysninger om vedkommende, vil den indberettede normalt også have krav på at få meddelt en række oplysninger om behandlingen(hvem der er dataansvarlig, formålet med behandlingen, retsgrundlaget m.v.). Skolen vil som følge af den særlige tavshedspligt kunne undlade at opfylde indsigtsretten efter databeskyttelsesloven.

Berigtigelse, sletning og begrænsning
En indberetning må opbevares så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde whistleblowerloven. En indberettet person kan gøre indsigelse mod Aalborghus Gymnasiums behandling af oplysninger om pågældende og anmode om, at oplysningerne bliver slettet, berigtiget, eller at behandlingen af oplysningerne bliver begrænset.

Underretning om databrud
Som følge af den særlige beskyttelse i whistleblowerloven vil Aalborghus Gymnasiums på baggrund af en konkret vurdering kunne begrænse underretningspligten i tilfælde af sikkerhedsbrud.

Uafhængighed
Indberetningerne behandles adskilt fra andre personalesager m.v. De modtages i whistleblowerenheden, der består af [det kan f.eks. være AMR: som er arbejdsmiljørepræsentant (AMR)] samt skolens tilknyttede person (Thorbjørn Lind).

Whistleblowerenheden visiterer sagen og drøfter den efterfølgende i samarbejde med den/de udvalgte medarbejder(e) på skolen. Whistleblowerenheden refererer til rektor. Hvis en indberetning omhandler rektor, orienteres bestyrelsesformanden endvidere om indberetningen.

Aktindsigt, partsaktindsigt, videregivelse, parthøring og begrundelse
Behandling af anmodninger om aktindsigt i sager omfattet af whistleblowerordningen kan være begrænset af hensyn til den strenge tavshedspligt i lov om beskyttelse af whistleblowere.

Der er efter gældende regler ikke adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne. Kun i særlige tilfælde f.eks. hvis whistlebloweren har givet udtrykkeligt samtykke hertil, kan der gives aktindsigt.

Der vil kun kunne ske videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke, til anden offentlig myndighed, når videregivelsen sker for at imødegå indberettede overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til et forsvar.

Forvaltningslovens regler om partsaktindsigt, partshøring og begrundelse (forvaltningslovens kapitel 4-6) finder ikke anvendelse på oplysninger, hvorefter whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes. Den, der er part i den sag, indberetningen omhandler, har fortsat sine partsbeføjelser i forhold til de øvrige oplysninger, der indgår i indberetningen.

Afrapportering
Whistleblowerenheden fører en fortegnelse over antal indberetninger til whistleblowerordningen, herunder oplysninger om sagernes behandling og udfald. Whistleblowerenheden skal afrapportere om indberetninger til rektor og til bestyrelsen. Derudover vil rektor orientere samarbejdsudvalget på Aalborghus Gymnasium om antallet af skolens sager fordelt på status eller udfald.

Årlig offentliggørelse af oplysninger om skolens brug af ordningen
Skolen skal mindst en gang årligt offentliggøre en række oplysninger om bl.a.:

Hvor mange indberetninger der er realitetsbehandlet
Hvor mange indberetninger der er afvist eller afsluttet
Hvor mange indberetninger der har givet anledning til politianmeldelse

I forbindelse med offentliggørelsen skal der være en beskrivelse af de overordnede temaer for modtagne indberetninger. Offentliggørelsen skal som udgangspunkt ske på her på skolens hjemmeside.